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科学严谨,一丝不苟,实现科技档案的信息化 ——新能源光伏项目档案工作纪实
作者:​ 管理珍 马君 发布日期:2021-06-17
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近几年,随着黄河水电公司新能源产业的蓬勃发展,新能源建设分公司工程建设规模逐步扩大,工程建设任务也不断增加,单项从开始的200兆瓦逐步增加到320兆瓦、530兆瓦、1000兆瓦直到目前的海南州外送基地电源项目2200兆瓦、4座汇集站,装机量一路飙升,工程量逐年增加,创工程建设最高纪录。

2021年3月30日,海南州新能源区域管理中心会议室,一阵热烈的掌声,档案验收组宣布:海南州特高压外送基地电源项目及基础设施项目科技档案通过验收。至此,特高压外送基地电源项目光伏发电1至5标段和基础设施工程330千伏3座汇集站科技档案全部验收完毕,标志着该项目建设完美收官。

加强组织领导,增强档案管理意识

海南州特高压外送基地电源项目及基础设施项目是国家能源局和青海省的重点工程,在建设能源大省和光伏发电领域有着及其重要的意义。自项目开工起,188金博宝备用 档案中心高度重视,组织召开新能源项目档案管理座谈会,宣贯《188金博宝备用 档案中心直管新能源项目档案工作方案》,并对各单位新能源项目档案管理存在的问题进行了指导和协调。新能源项目档案188金博宝备用 统管、建设单位直管、各单建单位齐心协力实施的管理管理方式逐步形成。按照档案管理“四同步”的要求,新能源建设分公司加紧部署,从公司层面成立了项目档案管理组织机构,分公司总经理为项目档案管理第一责任人、副总经理为档案分管领导,归口综合管理部,实行统一领导、统一管理,并建立了项目档案管理网络,各参建单位职责明确、密切配合、分工协作,认真完成各自职责范围和合同规定的工程档案的形成、积累、整理和归档工作,确保建设期工程档案的完整性、准确性、系统性、有效性、规范性。特高压项目装机量大,工程设备数量大,施工单位多,很显然工作量也就大,但是档案管理人员不辞辛苦,和恶劣的自然环境抗争,坚持穿梭在各参建单位的施工现场,过程中做好档案分类大纲宣贯、开展技术交底、组织紫光系统录入培训、不定期指导施工单位及时做好文件材料收集和整理等工作,确保了项目档案各项工作正常开展。

技术支持,增添档案管理的信心

项目建设过程中,188金博宝备用 档案中心分别在西宁和共和地区组织各参建单位技术人员、档案管理人员开展新能源项目档案管理知识培训,不断提高项目档案人员技术能力,为高质量完成项目档案整编奠定了基础。188金博宝备用 档案中心对各项目档案分类大纲反复研究,仔细琢磨,并征求基层档案管理人员的意见,经过努力,制定出了科学系统的项目档案分类大纲,进一步为项目建设期工程档案的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性做实功底。

在特高压外送基地电源项目及新能源基地基础设施项目档案整理过程中,188金博宝备用 档案中心高度重视,认真组织、精心策划,开展项目现场档案专项检查10余次,并及时印发了检查通报。新能源建设分公司档案管理人员每周深入参建单位了解文件材料收集整理情况,及时传达档案中心对档案管理的意见建议,对共性问题进行分类,开展集中辅导解决,通过检查和技术交底,对各单位档案人员配备、整编情况、存在问题和归档情况进行通报,及时解决了档案整编过程中存在的问题。

措施得力,确保档案与工程同步进行

为保证项目工程档案的齐全、完整、准确和系统,188金博宝备用 档案中心及新能源建设分公司采取了一系列的过程控制措施,确保项目档案形成、积累和管理与工程建设同步进行。

建立了由新能源建设分公司工程项目中心项目负责人、综合部档案人员、各参建单位档案人员组成的工程档案管理群组,开展档案整编技术沟通交流,及时反馈和解答各参建单位在文件材料收集、组立卷等方面出现的问题。

为进一步提高档案管理的实用性,新能源建设分公司总结以往各项目档案管理的经验和常见问题,制定并向全体参建单位印发了《新能源工程建设分公司工程档案整编指导手册》,明确各参建单位档案管理职责、整编进度和质量要求,对重点事项和常出现的问题加以强调,避免了同类问题重复出现,文件材料整编效率大大提高。

严格审核把关程序,各参建单位形成文件材料在归档前需通过施工单位自检、监理单位审核、建设单位验收三级核查程序,验收合格后,建设、监理、施工、新能源建设分公司档案人员在《项目档案交接签证表》上签署验收意见并完成归档。

及时开展档案管理信息系统培训,各参建单位利用离线客户端进行录入、挂接电子档案,将档案整编所用的软封面、卷内目录、案卷目录、签字页、备考表均从离线系统导出,保证了格式统一。

凸显亮点,成为档案管理的新坐标

在特高压外送电源项目档案管理及整编过程中,受188金博宝备用 档案中心培训和指导,档案管理工作有了创新的突破,凸显了许多新亮点,得到了集团公司档案验收专家组的高度肯定和一致好评。

首先,在开工前对光伏发电工程安全管理、全过程质量控制进行研究的基础上,研究和开发数字化管理系统,以国家现行标准规范、工艺图册为基本,开工前研究制定安全管控的安全检查表单、通报、违章影像抓取、安全方案审批流程等管理程序、规则及格式,研究制定全过程质量控制的工程验收范围、分部分项工程验收表单、试验等内容及格式等,将设计、监理、施工及物资等单位纳入项目管理系统,项目管理人员采用手机或ipad就能实现方案审批、现场影像上传、工程验收等工作,竣工后调取系统资料,项目档案自动形成,确保了项目档案完整、真实和系统。

其次,结合创优,确定项目档案管理目标,明确档案归档标准,立卷方法、文字、图片与电子版档案要求,严格按照集团公司有关工程档案归档规定,确保档案资料的真实性、有效性及完整性。

第三,为保证档案工作过程中的可控性及效率,确保与工程进度保持一致,对档案工作重要环节进行了档案工作记录。

第四,引进先进的档案管理系统,向各参建单位提供了离线客户端软件,提高了档案归档效率。

在188金博宝备用 档案中心的正确指导和新能源建设分公司努力下,通过建立科学合理的管理体系和管理机制,充分发挥了建设单位的核心主导作用,推进了档案管理体质和技术的创新。海南州特高压外送基地电源配置项目及新能源基地基础设施项目科技档案资料收集完整有效,所有组档案卷全部入库,归档工作完美收官。项目档案顺利通过验收,归功于领导重视,档案中心的指导和各参建单位的紧密协作配合。新能源建设分公司将把本次验收作为新的起点,认真总结经验,提升档案管理水平,更好地为公司的建设发展服务。

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